为进一步提升部门会议纪要、活动简报的制作效率与质量，2026年10月12日，外联部于计算机实训教室召开第二次例会，部门全体成员参会，会议由外联部负责人主持。

会上围绕近期会议纪要、活动简报、例会简报制作工作，对人员分工、制作标准、提交协作规范进行统一部署，着力推动部门宣传材料制作规范化、高效化，保障各项宣传任务保质按期落地。

会议明确各项材料制作分工。会议纪要方面，王元锐、柴睿恒负责撰写第一次会议纪要，秦贵星、蔡思涵负责本次会议纪要，撰写时若内容存在缺漏，可向胡雅楠调取会议录音补充完善。简报工作中，莫忆芝、刘奕航、杨冰冰、何佳怡共同完成线上投票活动简报；刘鹏程、李佳林、胡雅楠负责第一次会议简报；宋乐平、林星海、邓睿负责本次会议简报。各小组需提前对接素材，紧盯制作节点，做到责任到人。

会议划定材料制作规范。会议纪要须完整登记会议基础信息，正文分点梳理会议内容，参照模板统一字体、字号与段落格式，确保内容完整、格式统一。简报制作兼顾内容质量与版面效果：会议类简报简约美化，保持版面清爽；线上投票活动简报重点优化排版、色彩与图文布局，增强视觉效果；所有会议简报均插入现场照片，实现图文并茂，直观展现会议实况。

会议确定材料提交与协作机制。所有纪要、简报须在周三 21:00 前提交至对应负责人审核，根据反馈及时修改。工作疑问统一在 QQ 群内沟通，减少私聊，避免信息遗漏。后续同类材料任务不再单独召开线下会议，相关安排直接在群内发布，精简工作流程。无电脑的同学协助组员开展资料查找、格式核对等工作，各组内部自主协商分工，互帮互助、协同推进任务。

本次部署会清晰划定了宣传材料的分工细则与制作标准，为后续规范产出各类纪要、简报筑牢基础。外联部全体成员将严格落实本次会议要求，认真完成各项材料制作任务，持续提升部门宣传工作质量。